เมื่อบริษัทตกลงที่จะนำเอาเทคนิค FMEA มาใช้ในองค์กร ก็ต้องเริ่มตั้งแต่ก่อนการลงมือผลิตจำนวนมาก เพื่อจะให้มันเป็นเครื่องมือฉายภาพให้เห็นจุดอ่อนของผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการและบ่งชี้หนทางจากการพิจารณา ความเสี่ยง  ยิ่งนำ FMEA มาใช้ก่อนการลงมือผลิตจำนวนมากได้เร็วเท่าใด ก็จะลดโอกาสการเกิด ต้นทุนความเสียหายภายนอก (External Failure Cost) จากผลิตภัณฑ์ที่บกพร่องได้มากเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม มีองค์กรจำนวนมากได้นำเอาตัว FMEA มาใช้เมื่อได้ผ่านการทดลองผลิต (Trial) และ ภายหลังจากเริ่มผลิตจำนวนมาก (Mass Production) ในภาวะที่เป็นเช่นนี้ ทำให้พลังของการฉายภาพ โอกาสพบความบกพร่องล่วงหน้ายิ่งอ่อนแอ และส่งผลต่อการสร้างต้นทุน โดยอาศัยการตรวจจับ (Appraisal Cost) และ ต้นทุนความเสียหายภายใน (Internal Failure Cost) ที่เกิดจากความบกพร่องผลิตภัณฑ์มากขึ้นด้วย

ในการริเริ่มนำ FMEA มาใช้ หากองค์กรมี โน-ฮาว ด้านคุณลักษณะผลิตภัณฑ์และเป็นเจ้าของตัวผลิตภัณฑ์เอง ก็อาจนำเอา FMEA มาใช้ตั้งแต่แรกเริ่มของการวางแผนสร้างผลิตภัณฑ์ เรียกกันว่า Design FMEA โดยตั้งแต่ การออกแบบระบบของหน้าที่ผลิตภัณฑ์ ไปจนถึง ชิ้นส่วนและจนถึงกระบวนการผลิต

แต่หากองค์กรมีความสามารถเฉพาะด้านกระบวนการ / การออกแบบกระบวนการ ก็อาจพิจารณา นำ FMEA มาใช้ภายหลัง แบบ หรือ สเปกผลิตภัณฑ์ ถูกทดสอบและเลือกมาจนเป็นที่มั่นใจ เรียกกันว่า Process FMEA

Process FMEA

ในทันทีที่องค์กรตัดสินใจ จะใช้ Process FMEA เป็นเครื่องมือกรุยทาง เพื่อวางแผนป้องกันปัญหาคุณภาพล่วงหน้า จะเริ่มจากการจัดตั้งคณะทำงาน  บ่อเกิดของความสำเร็จมาจาก คณะทำงานนั่นเอง การที่บริษัทได้นำเอาคนจากหลายหน่วยงานเข้ามาทำงานร่วมกัน ย่อมจะพบกับอุปสรรค ประการแรกคือ การให้เวลากับการวิเคราะห์ร่วมกันน้อย และไม่เป็นความสำคัญ

รากเหง้าของประเด็นนี้อยู่ที่ การบริหารหัวข้อ และกำหนดการ (Agenda & Meeting) Schedule มีไม่น้อยที่ไม่มีหัวข้อ การประชุมที่ชัดเจน ไร้เป้าหมาย ผลก็คือ ทุกคนในทีมต่างมองหาผู้รับผิดชอบเพียงคนใดคนหนึ่ง นั่น ย่อมบั่นทอนพลังของ Process FMEA

ประการที่สองของการมีคณะทำงาน การใช้ทีมใน FMEA ก็เป็นสโลแกน ที่ติดปาก และในท้ายสุด ก็จะล้มเลิกที่จะทำ

หลังจาก กำหนดคณะทำงาน ตามความจำเป็นของกระบวนการปัญหาแล้ว คณะทำงานจะลงมือ ปฏิบัติ ตามขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1.       กำหนดกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ / บริการ

2.       จับประเด็นถึงสิ่งที่กระบวนการนั้นต้องทำเพื่อให้บรรลุตามความคาดหมายของลูกค้า เรียก หน้าที่ของกระบวนการ (Process Function)

3.       คาดหมายลักษณะบกพร่อง หากกระบวนการไม่สามารถบรรลุหรือทำตามที่ออกแบบไว้ใน หน้าที่นั้นๆ ได้

4.       ประเมินผลกระทบจากลักษณะข้อบกพร่อง ทั้งผลที่ส่งไปยังกระบวนการถัดไปหรือลูกค้าภายนอก

5.       จัดอันดับผลกระทบตามความรุนแรง ด้วยคะแนนบอกความรุนแรง

6.       เลือกผลกระทบที่รุนแรงที่ส่งผลสำคัญ และวิกฤติไปลงมือวิเคราะห์ก่อน

7.       กำหนดสาเหตุที่เป็นไปได้ของแต่ละ ลักษณะข้อบกพร่อง แนวโน้ม จนถึงสาเหตุรากเหง้า

8.       พิจารณาโอกาสที่สาเหตุนั้นเกิดความผันแปรจากมาตรฐานควบคุม แล้วส่งผลต่อลักษณะข้อบกพร่อง

9.       จัดลำดับคะแนนโอกาสการเกิดข้อบกพร่อง

10.    หากสาเหตุนั้น ในปัจจุบัน ยังไม่มี แผนการตรวจจับ ก็จะอธิบายการตอบโต้ด้วยการตรวจจับและจัดทำแผนการตรวจจับ

11.    หากสาเหตุนั้น ในปัจจบัน ยังไม่มี การป้องกัน ก็จะเสนอแผนการป้องกันและจัดทำแผนป้องกัน

12.    หากมีมาตรการตรวจจับหรือป้องกันในปัจจุบันกับงานที่คล้ายกัน ก็จะประเมินผลการควบคุม

13.    ดำเนินการประเมินดัชนี บอกความเสี่ยง

14.    ทบทวนความเสี่ยงหลังการแก้ไขอีกครั้ง

หากพิจารณาจากขั้นตอน การนำ FMEA สำหรับกระบวนการไปพิจารณา ก็จะพบจุดสำคัญที่มองข้ามไปไม่ได้ คือ การพยายามระบุสาเหตุ ที่เป็นต้นตอของ ลักษณะข้อบกพร่องแนวโน้ม เพื่อกำหนดแผนการตอบโต้ หรือ ป้องกัน โดยใช้ผลตอบแทนมาดูว่า ทำอย่างไรจะคุ้มกว่ากัน และหากองค์กร สามารถใช้ข่าวสารจากกระบวนการ เช่น FMEA ไปบอกกับผู้ออกแบบผลิตภัณฑ์ ก็ย่อมทำได้เช่นกัน โดยให้ออกแบบเพื่อการผลิตและประกอบง่าย (Design for Manufacturing / Design for Assembly) แต่ทว่า บางองค์กรที่มิได้ พิจารณาในมุมมองข้างต้น ก็มักจะพลาดโอกาสของการกำหนดการแก้ไขหรือป้องกัน ด้วยพยายามกดคะแนนค่าลำดับความรุนแรง, โอกาสการเกิดลักษณะข้อบกพร่อง ไล่มาจนถึงดัชนีบอกความเสี่ยง

ในทศวรรษปัจจุบัน จนถึงทศวรรษหน้า หลายอภิมหาอมตะ กูรู ต่างมีความเห็นที่คล้ายกันว่า เป็นจุดเริ่มต้นและเป็นยุคของการเปลี่ยนแปลง, ยุคการแข่งขันที่มีการแย่งชิงทรัพยากรที่จำกัด หรือฐานลูกค้าเดียวกัน

หากจะกล่าวว่า เทคนิค FMEA เป็นเทคนิคหนึ่งที่ถูกนำมาเพื่อสมดุลแนวคิดของการป้องกัน และการตอบโต้ด้วยการแก้ไข โดยใช้ทรัพยากรให้สูญเปล่าจากความบกพร่อง น้อยที่สุด คงไม่ผิดนัก

ศูนย์กลางของการใช้ FMEA อยู่ที่การเสริมพลังสมอง ความรู้ในกระบวนการ, การทำความเข้าใจความคาดหมายของลูกค้า, ต้นทุนความด้อยคุณภาพ แล้วนำมันมารวมกัน เพื่อให้คำตอบได้ดีที่สุด ภายใต้แรงกดดัน เรื่องเงื่อนเวลาในการพัฒนา / ปรับปรุง ที่มีอยู่

ดังนั้น จึงน่าเสียดายหากให้ FMEA เป็นเพียงเสือกระดาษ ที่มิได้ทรงคุณค่า เรื่อง สาระการให้ความเข้าใจกระบวนการมากขึ้น หรือ ให้โอกาสพบความบกพร่องก่อนถึงมือลูกค้า ท่านผู้อ่านคิดอย่างไรกันบ้าง